Concepto SSPD 545 de 2010
  
 

CONCEPTO 545 DE 2010

(septiembre 09)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Radicado No.: 20101300793861

Fecha: 09-09-2010

Bogotá,

CONCEPTO SSPD-OJ-2010-545

Señor

JOSÉ GODARDO LOPEZ

Vocal de Control Municipio de Dosquebradas

Diagonal 28 A No. 4-33 Barrio Santa Isabel

Dos Quebradas, Risaralda

jogolo5419@hotmail.com

Ref : Su solicitud de concepto1

Se basa la solicitud de concepto en responder las siguientes inquietudes:

  1. ¿Las ESP están obligadas a mantener dentro de sus archivos físicos o magnéticos, copias de las facturas que envían a sus suscriptores/usuarios?

  2. En caso de ser afirmativa la respuesta ¿Por cuanto tiempo estarían obligadas a mantener estos archivos?

  3. ¿Es obligatorio para la empresa dar copia de esas facturas al usuario/suscriptor que las solicite?

  4. ¿Tendrían algún costo para el usuario/suscriptor estas copias?

Antes de cualquier señalamiento, es preciso aclarar que los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en respuesta a un derecho de petición en la modalidad de consulta, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, constituyen orientaciones y opiniones o puntos de vista de carácter general, que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de situaciones particulares.

Hecha la anterior precisión, respondemos sus inquietudes de manera general, en los siguientes términos:

1 y 2. La Ley 142 de 1994 o Ley de Servicios Públicos Domiciliarios no contiene ninguna disposición sobre el lapso durante el cual los prestadores de servicios públicos domiciliarios deben conservar sus documentos.

Por regla general, las empresas prestadoras de servicios públicos son sociedades por acciones y todos sus actos se rigen por el derecho privado, por tanto, la normativa aplicable a ellas es la establecida en el Código de Comercio. En relación con la conservación de los “Libros y papeles del comerciante” el artículo 60 del mencionado Código establece:

Los libros y papeles a que se refiere este artículo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará el acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción (...)”.(subrayas fuera de texto).

Sin embargo, en lo que tiene que ver con otro tipo de documentos diferentes a los libros y papeles del comerciante esta Oficina estima que por tratarse de servicios públicos esenciales, es procedente la aplicación de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, la cual en su artículo 2º señaló el ámbito de aplicación en los siguientes términos:

Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.”

En torno al ámbito de aplicación de la ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación ha estimado que:

Si bien es cierto el artículo en mención establece como ámbito de aplicación de la ley General de Archivos, a la Administración Pública en sus diferentes niveles, empresas privadas que cumplan funciones públicas como los que se deriven de la prestación de sus servicios, no obstante en el título IX de la misma se regula lo concerniente a los archivos privados que revisten interés general, para el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (...)

Así las cosas sería muy conveniente que dicha política fuera adoptada, por las empresas privadas, si bien los documentos producidos en su gestión contribuyen en gran parte en la formación histórica de un país (subrayado fuera de texto)

En conclusión, esta Oficina considera que el tiempo de conservación de documentos del comerciante es de diez años, como lo dispone el Código de Comercio, sin embargo deberá consultar al Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta que este es el ente que da las pautas y normas técnicas generales, entre otros, sobre conservación de archivos privados que revisten interés general, para el servicio al ciudadano como las facturas de servicios públicos.

3. El artículo 147 de la Ley 142 de 1994, señala que las facturas de los servicios públicos se pondrán en conocimiento de los suscriptores o usuarios para determinar el valor de los bienes y servicios provistos en desarrollo del contrato de servicios públicos, y el artículo 148 ídem que establece los requisitos de las facturas, indica entre otras disposiciones lo siguiente:

(…) En los contratos se pactará la forma, tiempo, sitio y modo en los que la empresa hará conocer la factura a los suscriptores o usuarios, y el conocimiento se presumirá de derecho cuando la empresa cumpla lo estipulado. Corresponde a la empresa demostrar su cumplimiento. El suscriptor o usuario no está obligado a cumplir las obligaciones que le cree la factura, sino después de conocerla…”. (Resaltado fuera del texto).

Sobre los servicios públicos de acueducto y alcantarillado el Modelo de Condiciones Uniformes del Contrato de Servicios Públicos dispone que es obligación del usuario “solicitar duplicado a la persona prestadora en los eventos en que la factura por concepto del servicio prestado no haya llegado oportunamente. El no recibir la factura no lo exonera del pago”

De otra parte, en relación con el servicio público de aseo, el numeral 7 del artículo 125 del Decreto 1713 del 6 de agosto de 2002 por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, la Ley 632 de 2000 y la Ley 689 de 2001 y el Decreto ley 2811 de 1974 y la Ley 99 de 1993 en relación con la Gestión Integral de Residuos Sólidos señala que son deberes de los usuarios entre otros:

Pagar oportunamente el servicio prestado. En caso de no recibir oportunamente la factura, el suscriptor o usuario está obligado a solicitar duplicado de la misma a la empresa(resaltado fuera del texto).

Y la cláusula Décima Segunda del Anexo 9 de la Resolución CRA 151 de 2001 que establece las obligaciones del usuario, dispone en su numeral 3 lo siguiente:

3.- Pagar oportunamente el servicio prestado. Solicitar duplicado a la persona prestadora cuando la factura de servicios públicos no haya llegado oportunamente. El no recibir la factura no lo exonera del pago, salvo que la persona prestadora no haya efectuado la facturación en forma oportuna o no haya enviado las cuentas de cobro oportunamente al suscriptor o usuario” (resaltado fuera del texto).

Por lo tanto, si es obligación del usuario solicitar duplicado de la factura cuando esta no llegue oportunamente, consecuentemente, la empresa se encuentra en la obligación de suministrarle esta copia o duplicado al usuario que lo solicite.

4. La Ley 142 de 1994 en el artículo 9, numeral cuarto, establece como derecho de los usuarios el solicitar y obtener información completa, precisa y oportuna, sobre las actividades y operaciones directas o indirectas que se realicen para la prestación de los servicios públicos, haciendo expresa excepción de aquella información calificada como secreta o reservada por la ley en los términos y condiciones que señale la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

El derecho otorgado a los usuarios puede hacerse efectivo mediante el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, ya que las empresas al estar facultadas por el Estado para prestar servicios públicos, ejercen funciones públicas independientemente de su naturaleza. Por lo tanto, su actividad, cuando se trata del ejercicio del derecho de petición, se enmarca dentro de los parámetros establecidos en el artículo 23 de la Constitución Política.

Ahora bien, el derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política ha sido desarrollado por el Código Contencioso Administrativo, entre otros, en el artículo 17, según el cual el derecho de petición incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos.

Por su parte, el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo, subrogado por el artículo 17 de la Ley 57 de 19852 dispone que la expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición, sin que el precio fijado pueda exceder el costo de la reproducción. Sobre el particular, la Corte Constitucional3 al analizar la constitucionalidad del artículo 24 del Código Contencioso Administrativo señaló:

En síntesis, como el legislador en la ley 57 de 1.985 , art. 17 , subrogo el art. 24 del Decreto 01 de 1.984, se ajustó a lo dispuesto en los artículos 338 en concordancia con los artículos 150-12, 300-4 y 313-4 superiores pues el Congreso de la República ejerció una función propia de su ámbito constitucional al establecer una modalidad de tasa a favor de una entidad publica cuando autorizo el cobro de las copias, cuando la cantidad así lo justifique, tendientes a la recuperación de los costos de la producción de la publicaciones por parte de los organismos públicos; en virtud del derecho de petición de un ciudadano, todo lo cual, en criterio de esta Corporación procura una finalidad protegida constitucionalmente, pues, la disposición cuestionada contiene un elemento de discrecionalidad que le otorga al servidor publico que autoriza la expedición de las copias determinar si la cantidad solicitada justifica el cobro de las mismas, tarifa que además no podrá exceder el costo económico material de la reproducción, lo que torna justo, razonable y proporcional la disposición cuestionada, pues la norma acusada contiene un criterio equitativo, repárese que los gastos del Estado deben estar fundamentados en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad y equidad”.

Así las cosas, el costo de la reproducción, tiene la naturaleza de tasa, y por lo tanto, tal como la ha señalado la Corte Constitucional4 “...constituye el precio que el Estado cobra por un bien o servicio y, en principio, no son obligatorias, toda vez que el particular tiene la opción de adquirir o no dicho bien o servicio, pero lo cierto es que una vez se ha tomado la decisión de acceder al mismo, se genera la obligación de pagarla. Su finalidad es la de recuperar el costo de lo ofrecido y el precio que paga el usuario guarda una relación directa con los beneficios derivados de ese bien o servicio”.

Por lo tanto, el costo económico material de la reproducción debe estar dado en términos de la recuperación del costo de lo ofrecido y del beneficio derivado del bien o servicio. Dentro de tales costos pueden señalarse el costo de las fotocopias, del disco compacto o diskette en donde se va a reproducir la información, las horas de trabajo de las personas dedicadas a la búsqueda y reproducción de la información solicitada, etc.

De todo lo anterior se concluye que los usuarios de los servicios públicos tiene derecho a solicitar copias sobre información que posean las empresas de servicios públicos, incluidas las facturas, siempre y cuando no se trate de información reservada, actuación a la cual se le otorga el tratamiento de derecho de petición de información.

Cuando la cantidad de copias solicitadas lo justifique, el peticionario deberá cancelar el costo de la reproducción de las mismas, entendido como los gastos en los que incurre la empresa para suministrar la información, razón por la cual es procedente que las empresas de servicios públicos señalen dicho valor, ajustándose a los parámetros aquí definidos.

Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la siguiente dirección: http://basedoc.superservicios.gov.co/ark-legal/SSPD/index. Ahí encontrará normativa, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, en particular los conceptos emitidos por esta entidad.

Cordialmente,

MARINA MONTES ÁLVAREZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1 Reparto 1224 Radicado No. 2010-529-042973-2

Preparado por: MARIA DEL CARMEN SANTANA SUÁREZ, Asesor Oficina Jurídica

Revisado por: ANDRÉS DAVID OSPINA RIAÑO, Asesor Oficina Asesora Jurídica.

TEMA:LEY DE ARCHIVOS. Aplicabilidad en ESP.

COPIA DE LAS FACTURAS. Cobro.

2 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

3 Sentencia C.099-2001, Magistrado Ponente Fabio Morón Díaz.

4 Sentencia C-1171-2005, Magistrado Ponente Alvaro Tafur Galvis.

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Última modificación:12/09/2012 08:10:38 AM
Servicios Públicos: - General a los servicios publicos
 
Problema Jurídico:
1. ¿Las ESP están obligadas a mantener dentro de sus archivos físicos o magnéticos, copias de las facturas que envían a sus suscriptores/usuarios? 2. En caso de ser afirmativa la respuesta ¿Por cuanto tiempo estarían obligadas a mantener estos archivos? 3. ¿Es obligatorio para la empresa dar copia de esas facturas al usuario/suscriptor que las solicite? 4. ¿Tendrían algún costo para el usuario/suscriptor estas copias?
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